Dicas para o controle do caixa e saúde financeira durante o crescimento da sua empresa!

Qual a situação da saúde financeira em sua empresa? Se você responder que não sabe ou que acha estar boa, você pode estar perdendo dinheiro sem saber. Uma gestão empresarial adequada garante prosperidade à empresa.

A gestão é a parte fundamental do planejamento financeiro de uma organização. Com ferramentas adequadas pode-se determinar se uma empresa é lucrativa e solucionar problemas relacionados à queda de vendas. Fazer uma gestão adequada é a base para que sua empresa possa planejar os próximos passos, obter maior estabilidade financeira e investir de forma estratégica visando um crescimento saudável no mercado.

Listamos alguns pontos importantes para você cuidar e impulsionar o crescimento do negócio!


Conciliação financeira

A Conciliação financeira é um processo administrativo que promove a saúde financeira da empresa por meio de uma análise prevista e realizada que garante a sustentabilidade orçamentária do negócio em seus processos operacionais. Em resumo, a Conciliação financeira atua no setor de vendas da empresa, identificando o perfil da organização para então traçar estratégias que condizem com a saúde financeira do negócio, revelando-se um processo diretamente ligado ao controle de caixa.

A Conciliação financeira é realizada a partir da verificação da movimentação no extrato bancário e da chegada das contas, a pagar e receber, ao caixa da empresa. A checagem se encarrega de conferir cada valor e determinar o saldo positivo ou negativo das operações com base no valor inicial disponibilizado na conta não bastando checar apenas o saldo total das suas contas e extratos dos meios de pagamentos. O uso de cartões de crédito e débito para pagamentos é cada vez mais comum e deve ser considerado tendo em vista a importância do processo administrativo de Conciliação financeira, a implementação de um sistema de conciliação que permite aferir todo e qualquer movimentação!

Um ERP deve construir um sistema de conciliação que permita auxiliar na conciliação do negócio comparando taxas e todas operações de débito, crédito e demais operações, assim conseguindo capturar erros de pagamentos não processados, esquecidos, taxas duplicadas e valores cobrados indevidamente.


Fechamento de caixa diário

O fechamento de caixa diário para o varejo é excelente, porque você consegue elaborar um planejamento financeiro que é baseado nas saídas e entradas. Assim, consegue evitar retiradas que não foram planejadas e podem causar prejuízos. Além disso, é possível evitar também cobranças equivocadas, vender um produto com valor incorreto ou dar um troco ao cliente errado. Além disso, descobrir eventuais descontos, falta de registro de produtos e outros casos esporádicos.

Imagine fechar o caixa e verificar que um produto foi vendido com um valor incorreto. Com ajuda do ERP, um controle de todas as movimentações você identifica essa divergência rapidamente. Com ele, é possível ter o controle das contas da empresa, além de disciplina e organização para cuidar melhor das finanças do seu negócio.


Provisionamento de contas

Provisionamento é um método importante para garantir a transparência e o controle em relação aos recursos financeiros da empresa, sabendo quando e quanto dinheiro sairá do caixa. Assim, ao se preservar a saúde financeira e riscos. O provisionamento é base para planejar e tomar decisões inteligentes, sabendo os limites do negócio e não comprometendo decisões já realizadas anteriormente. Com o provisionamento, consegue-se definir estratégias de investimento para áreas da empresa, como em marketing, pessoal, compra de equipamentos, entre outros.

Com a ajuda de um ERP, é possível saber quais serão os gastos futuros do negócio através do fluxo de caixa e relatórios de provisões. Com bases em despesas futuras, garantimos segurança na análise do nosso patrimônio para que saibamos a nossa situação real, entendendo com o que estamos lidando e até qual limite podemos ir.


Centro de custos

Os centros de custos são importantes para a realização do planejamento orçamentário eficiente de cada área, além de contribuir para uma alocação de recursos mais adequada. Ao fazer uma análise detalhada de cada centro de custo, você consegue ter uma visão mais completa dos números de cada departamento e da realidade financeira do negócio. Com isso, é possível descobrir quais setores gastam mais, quais usam recursos de maneira mais eficiente, quais são os mais ou menos rentáveis.

Os beneficios de um centro de custos alinhado as despesas ajuda em diversos pontos, tais como:
- Melhora o processo produtivo;
- Identifica e diminui despesas;
- Ajuda a alcançar as metas;
- Ajuda na responsabilidade compartilhada;
- Melhor análise de resultados e tomada de decisões;

O ERP é fundamental para ajudar a montar um centro de custos, isso porque a cada despesa lançada você terá que referenciar um centro de custo. Ao final do período de apuração você poderá gerar um relatório com totalizadores agrupados por setores, departamentos ou seja a forma que a hierarquia do centro de custos foi planejada.


DRE - Demonstrativo de resultados

A DRE, ou Demonstração do Resultado do Exercício, desempenha um papel fundamental na definição das estratégias de negócios, pois permite a análise detalhada do desempenho financeiro de uma empresa, comparando receitas, custos e despesas. É ferramenta valiosa para a gestão empresarial, permitindo a avaliação do desempenho global da empresa e de cada departamento, auxiliando na identificação de eficiências e ineficiências.

Na DRE você poderá consultar valores como custo variável, margem bruta, receita líquida, receita bruta, receita de vendas entre outras informações. Todas informações dependerá de como você vai alinhar e montar a estrutura do DRE com ajuda do ERP.


Painéis de indicadores - dashboards

O principal benefício do dashboard de indicadores de desempenho é que o time pode ver como os objetivos menores contribuem para os maiores, checando com rapidez a performance de uma área específica que exerce impacto nos resultados gerais da organização.

Na verdade, um painel de indicadores resume qualquer dúvida que você tenha em relação a qualquer informação da empresa. Diferentes de relatórios complexos e extensos, os painéis são informações de acesso rápido e fácil e importantes, permitindo que as empresas tomem decisões mais informadas e rápidas.

Um painel bem elaborado, seja ele por setor, função, ou visão geral da empresa, pode ajudar em alguns pontos:
- Cálculo de markup;
- Aplicação da regra 80/20 (Pareto);
- Análise de curva ABC;
- Identificação de tendências de alta ou baixa;
- Identificação de padrões e comportamentos;
- Melhoria na operação através de controle e engajamento;
- Mais transparência na comunicação através de números;
- Velocidade na composição de totalizadores para os indicadores;
- Cruzamento e comparação de totalizados;
- Cálculos e fórmulas personalizadas;
- Atualização dos indicadores em tempo real sem a necessidade de ferramentas externas;
- Interpretaçẽos quantitativas;
- Monitoramento de concorrentes e mercado;

Além disso, os painéis são desenvolvidos para atender a diferentes níveis da empresa, seja ele operacional, tático ou estratégico. Cada painel é construído para monitorar ou entregar as respostas para um determinado domínio da empresa, sendo possível aplicar na operação, nas finanças e em qualquer outra área da administrativa da gestão empresarial.


Conclusão
Se você chegou até aqui, é porque tem algumas preocupações com o futuro, além disso já deve ter percebido que a gestão pode ser mais complexa do que simplesmente olhar o saldo bancário.

A elaboração de todos os pontos abordados requer dedicação, pessoas envolvidas no processos, além de sistemas capazes de lidar com esse cenário.

Se você busca resolver esses desafios, chegou a hora de contratar um sistema adequado, capaz de lidar com essa diversidade de controles. Converse com o nosso time para saber mais sobre as soluções que a GreenApp entrega aos seus clientes, e tenha a flexibilidade que o GreenApp pode proporcionar!


Texto elaborado pelo Eng. Tales Igor Ebert.
Tales é Engenheiro de Software, Engenheiro da Computação, especializado em segurança da informação, DPO na GreenApp® e membro Agência Nacional de Proteção de Dados do Brasil.




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