5 dicas para avaliar um Sistema de Gestão (ERP Software) antes de contratação

Segurança: Exija a segurança dos dados, dê preferência à privacidade e integridade do sistema
Todo software de gestão lida com dados importantes e confidenciais. As informações da sua empresa são o bem mais valioso e precisam ser mantidas em sigilo. O acesso deve ser realizado apenas por pessoas autorizadas e que tenham competência e ética para desempenhar as suas funções. Certifique-se que o sistema escolhido garante a proteção no uso cotidiano e consiga, também, validar o usuário que faz acesso ao sistema, através de uma técnica além do usuário e senha. Converse com o profissional encarregado da proteção de dados da empresa desenvolvedora, e peça para ele lhe explicar quais são os recursos e as tecnologias de segurança que o software possui. Na ausência ou indisponibilidade deste profissional, desconfie, afinal, essa é uma exigência legal da LGPD e toda a empresa deve ter um profissional certificado como responsável. Preze pela transparência e clareza ao falarem sobre proteção de dados com você.

Expectativa: Avalie se o software atende às necessidades da empresa e o crescimento que você planeja
Um produto é eficiente quando atende a demanda necessária do dia a dia de uma empresa. As funcionalidades de um sistema são relevantes para a organização quando elas são utilizadas dentro dos processos de forma eficiente, se não, procure um sistema modular ou personalizável, onde você possa contratar aquilo que lhe convém e seja aberto a mudanças. Um sistema aberto é aquele disposto a evoluir e crescer com a sua empresa criando novas soluções conforme o crescimento dela. Um bom sistema vai lhe oferecer um time de suporte dedicado a fazer com que o seu negócio prospere e você se torne um case de sucesso!

Manutenção: Informe-se sobre o processo de atualização do sistema e manutenções
Com as diferentes necessidades de um negócio, é fundamental que um software de gestão empresarial esteja sempre pronto para atender às demandas, especialmente quando precisam atender ao processo e à realidade específica de cada organização. As atualizações permitem essa eficiência quando você precisa reorganizar os seus processos. Além disso, tendo em vista que sistemas são complexos, é comum a venda de sistemas onde a empresa não se preocupa em verificar se tudo funciona como você espera. Procure empresas de softwares que se encarregam de manter tudo atualizado, garantindo que as atualizações ocorram da forma correta e com menor impacto a organização, deixando o sistema pronto para você operar.

Suporte: Questione a empresa sobre abrangência de suporte que você está contratando
Os serviços de uma empresa que oferece o software de gestão empresarial não devem se limitar a simplesmente vender e instalar o sistema. É importante que ofereçam suporte de uma forma ampla e abrangente, atendendo a todas as demandas. Você não pode ser pego de surpresa com taxas posteriores sem mesmo ter ciência no momento da contratação. Por exemplo, é muito comum fechar uma parceria e depois descobrir que o valor pago cobre apenas correções de software e atualizações, além disso, sempre é cobrado separadamente outros serviços como: configuração do sistema, restauração de um backup, treinamentos e etc. Empresas de sistemas ideais se preocupam em entregar toda a infraestrutura necessária para que você opere com o sistema, cuidando das atualizações, segurança, integridade e privacidade e todo o suporte que você precisa.

Consolidação: Procure e consiga referências de outros clientes sobre o produto
É importante conversar com empresas que já utilizam o sistema a ser contratado e saber como é o atendimento do pós-venda. Mesmo que um sistema esteja consolidado no mercado e seja famoso, isso não garante que o atendimento seja bom. Elimine todas desvantagens possíveis, então procure empresas que estejam engajadas em ser o seu parceiro de negócios. Os sistemas são complexos e devem ser projetos com parcerias duradouras!

Texto elaborado pelo Eng. Tales Igor Ebert.
Tales I.E. Tales I.E. é formado como Engenheiro de Software, Engenheiro da Computação, especializado em segurança da informação.
É D.P.O. (Encarregado de dados) na GreenApp®
É Eng. responsável pela infraestrutura dos sistemas da GreenApp®
É membro Agência Nacional de Proteção de Dados do Brasil. ANPPD